パソコンの処理で大事なことは、自動でできることはやらない、できるだけパソコンでやらせる、ということだ。

Excelが足し算をやってくれるのに、毎月電卓を叩いたりはしない。(そもそも、ビジネスで電卓を叩くのは本当に最小限の、一回きりしか計算しなくて二度と計算しないような種類の一時記憶だけだ)

メールも同様で、自動で仕訳機能がついているのに手動で何かフォルダを移動したり、分類項目を付けたりしていては非効率ということになる。特に、Outlookの仕訳機能は大変高機能で、たいていのことができる。若干不親切なインターフェイスではあるけれども……。

そして「読まないでいいものは読まない」。代表はSpamとニュースレターの類いだ。これらは最初の1通が届いた時点ですぐさまルールを設定し、二度とお目にかからないようにしたい。Spamは「着信拒否リスト」行きだし、ニュースレターも右クリックですぐに「仕訳ルール」を指定できる。

> 右クリック>ルール>次の差出人からのメッセージを常に移動する>フォルダ指定
単純な移動だけならこれでいい。一発だ。

分類項目を付けるなど他のアクションが必要なら
> 右クリック>ルール>次の差出人からのメッセージを常に移動する>仕訳ルールの作成
を選べばいい。

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仕訳ルール修正はファイルメニューのBackStageビューから行うようになっているみたい。わーい、わかりづらーい(不満) ウィンドウの左上、クイックアクセスツールバーに「仕訳ルール」と「分類項目」を追加しておくと、幸せになれる。

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とにかくこまめな仕訳ルールの整備はOutlookのキモで、メール処理の効率を何倍にも上げるので、どこからでもアクセスできる状態にしておくべきだ。