「フォルダ分けしてる?」

片付けをテーマにしたワークショップの中、友人に「フォルダ分けしてる?」と訊かれたので答えてみる。

一言で答えるなら「メールソフトの設計思想に従う」だ。
理由もわからずに押しつけられた仕様をおとなしく受け取って、理由もわからずに使ってゆくのが、我々ユーザーのさだめだ。メールソフトを選ぶことはできる。だが一度採用したならば、その設計思想に従うか、あくまでも工夫して自分に従わせるか……だが前者の方が遥かに楽なことが多い。

たとえばGmailの設計思想は、ITの現状に見合って効率的である、と思う。10年後に同じ状況が続いているかどうかはわからない。だが今この瞬間は「検索する」というメソッドが非常に有効に生きている。Gmailでは詳細にフォルダ分けする必要がない。検索すれば大抵のことは事足りる。フォルダ分けの役割はせいぜい「クリック数/キータッチ回数を減らす」程度のことでしかない。

脱線するが、昔、Macintoshには++Mail(ぷらぷらめーる)というメールソフトがあって、これは非常に秀逸だった。メールを検索インデックス化して、データベース的に管理する思想だった。いわばGmailの先駆と言ってもいい。非常に良かったが、OS9時代のソフトであり、今に生き残らなかった。残念なことだ。

一方Outlookはそうはいかない。基本の設計思想がやや古めかしいことは否めない。古式ゆかしく、メールをどこかのフォルダに帰属させるようにできている。私もその思想に従っている。

「分類項目」と「フォルダ分け」をどう仕切るか、がOutlook使いこなしの要だと言っていいだろう。これにはいくつかの考え方がある。

もがみ流 Outlook運用2015版

私の現状を言うなら、到着したメールは仕分けルールによっていくつかのINBOXに分配される。それは「営業関連INBOX」「システム関連INBOX」「人事総務関連INBOX」のように、トピックに応じて分けられている。実際にはこの方法は、あまりよくなかった。新着メールがどこにあるか、わかりにくいのだ(これもOutlookの仕様だ……もう少しわかりやすくできると思うのだが)。メールがいくつかの領域にまたがる場合は特に、あちこちフォルダを開いて探す羽目になっている。

Outlook2013-inbox-folders

実際のINBOX。海外営業とシステムが業務の大きな部分を占めている。

近々予定している私のルール変更では、仕分けルールは「ノイズを排除する」ことに集中し、必要なメールがただ一つの「INBOX」に残っているようにするつもりだ。その方が次の処理がしやすい。

この次の処理はいわゆる「INBOX ZERO」と呼ばれているものだ。INBOXの中を見ながら、タスクに分解していく。やり方はいくつかあるが、私の場合は「要返信」「要アクション」「Waiting」などの「処理中フォルダ」に手動で落としていく。

Outlook2013-action-folders

実際のフォルダ。とはいえ細分化しすぎて、そこまで使ってないのが現状

何のアクションも必要ないメールは「ARCHIVE」に放り込む……ここでも「営業関連ARCHIVE」「システム関連ARCHIVE」「人事総務関連ARCHIVE」のように細分化されているが、これもビミョウだ。検索機能があまり充実していないので、全部一つのフォルダに入れておく方が便利かもしれない。

Outlook2013-ARCHIVE-folders

実際のARCHIVEフォルダ

処理手順

私がメールを処理する時には、まず受信。それから「INBOX」系フォルダにあるものを「処理中」フォルダに振り分ける。
「要返信」フォルダを開いて返信し、返信が終わったものはARCHIVEに放り込む。
「要アクション」フォルダを開いて、必要な業務を進める(場合によっては、ToDoリストにも記入しておく)
作業が終わったものは「ARCHIVE」系のフォルダに放り込む。

Outlook_process

分類項目は「トピック」分類をさらに細分化するのに使われる。「営業関連」では分類項目は「Taiwan」「Korea」など国別になっている。「システム関連」では分類項目は「受発注管理ソフト」「文書管理ソフト」「PC購入」などの細分化がされている。

まとめ

繰り返しになるが、「分類項目」と「フォルダ分け」をどう仕切るか、がOutlookメール使いこなしの要だと言っていいだろう。

私の場合には「状態」でフォルダに分けるという思想だ。「INBOX」→「処理中」→「ARCHIVE」という流れになっている。分類項目は、トピックを細分化するのに使うだ。

一般的には逆が多いかもしれない。つまりフォルダで「トピック」を分類し、「状態」を分類項目で分類するというやり方だ。この場合には「要返信」などの分類項目を持つことになる。

どちらでもいいのだが、一個だけ注意すべきことは、「分類項目」が「メールアイテム」以外にも適用される点だ。
カレンダーアイテム(予定)やタスクアイテム(ToDo)にも同じ分類項目が使われる。となると、「要返信」といった分類項目は予定やToDoには似つかわしくない。トピックで分類項目を作っておけば、予定やToDoでも有効に分類項目を活用できる。

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