フォルダでメールを分類しているという人は多いと思う。直感的で一番わかりやすいしね。物理メール(という単語があるかどうか知らないけど、要するに郵便物)と同じで、届いたものを箱に入れて保管する感覚。でも逆に言うと、せっかくの電子媒体のメリットをまったく活かしてない、ってことでもある。

フォルダで分けるなら、「一カ所」にしか存在できない。「仕入先」でもあるし「顧客」でもある、なんて場合にはどちらかにしないといけないし、「要返信」というフォルダを作ってしまったら、そのメールは「重要」フォルダには入れておけない。

届いたメールには、さまざまな「軸」でマークを付けておきたい。それは優先度だったり、「そのメールにどんなアクションをするか」だったり、顧客の属性だったり。でもそういう複数の「軸」を持たせるにはフォルダは制限が大きすぎる。そういった軸の大半は、「分類項目」に持たせた方がスムーズだ。分類項目はいくつでも付加できる。「仕入先でありかつ顧客」ということもできるし、「要返信かつ重要」でもいいし、「仕入先かつ顧客かつ要返信かつ重要」でもいい。

フォルダで表現できる「軸」は1つだけ、それもできるだけ、「AかつB」みたいな「カブり」が少ないものがいい。
どのように決めてもいいけれど、ここで決めたことは、後の仕訳ルールで自動処理する際に影響してくる。

私はフォルダは「メールの処理状況」を表現するということに決めた。いわば、メールのライフサイクルだ。
メールは「受信ボックスに入り」「既読になり」「処理中(要返信 / 要アクション / 待ち)になり」「完了しアーカイブされる」という運命をたどる。これから外れるものはごくわずかだ。私のメール処理は、このライフサイクルをどう効率よくメールソフトで再現するか、ということになる。

shimbo3_012255

私のフォルダ構成は右の写真のようになっている。届いたメールは「受信トレイ」に入る。あるいは仕訳ルールで分類され「社内Inbox」「[sys]Inbox」「[海営]Inbox」「[社]Inbox」「その他Inbox」のいずれかに入る。ここにあるのは未読のグループ。

それらを読むタイミングで「何を処理すべきか」判断し、「処理中」のグループのどこかに移す。「要アクションかつ要返信」というものもごく少数あるが、少数なので単純化のため無視することにした。「Deligated」は誰かに依頼する/したもの。「見積計上」「受注計上」は本来「要アクション」の一部だが、件数が多いので敢えて分けた。

こうしたアクションや返信を追えたら、「ARCHIVE」グループのどこかに入れる。

このフォルダ構成で、基本は乗り切っていきたい。